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Home Business Praxisbericht Digitale Transformation in der Gastronomie

Der Cateringspezialist L & D GmbH zählt zu den Vorreitern seiner Branche in puncto Digitalisierung: Das Familienunternehmen hat sich in den vergangenen Jahren umfassend digital transformiert, eine moderne IT-Infrastruktur aufgebaut, Prozesse automatisiert und mit der Analyse von Big-Data begonnen. Der größte Schwerpunkt der digitalen Transformation bei der L & D GmbH lag auf dem Umbau der Organisation und der Prozesse.

Hier hat L & D unter anderem eine Cloud-Unternehmenssoftware eingeführt: Sie fungiert als zentraler Informations- und Prozess-Hub zwischen den einzelnen dezentralen Betriebsstätten – darunter zahlreiche in Bonn – und der L & D-Zentrale. Zudem können hiermit die gesamten Dokumentenprozesse digitalisiert und in der Zentrale einheitlich zusammengeführt werden. Das brachte enorme Vorteile bei der Kommunikation sowie in der Effizienz, Transparenz und Fehlerquote.

 

Digitale Transformation in undigitaler Branche

Die L & D GmbH ist ein mittelständischer, bundesweit tätiger gastronomischer Dienstleister. Das 1974 gegründete Familienunternehmen startete als Caterer für die Bundeswehrkantine in Bonn. Heute gehört die L & D GmbH zu den sieben größten Business-Caterern in Deutschland. Durch starkes Wachstum in der Vergangenheit und die Eröffnung vieler Betriebsrestaurants deutschlandweit war die IT-Landschaft der L & D GmbH sehr heterogen geworden. Es fehlten eine unternehmensweite Transparenz, einheitliche und standardisierte Prozesse, konsolidierte Zahlen aus den Betriebsstätten sowie Tools, um die Daten zu evaluieren und für das Management zu nutzen.

Eine IT- und datengestützte, nachhaltige, strategische und vorausschauende Unternehmensführung, wie Geschäftsführer und Chef-Stratege Phillip Preuß sie umsetzen wollte, war bei dem vorhandenen Digitalisierungsgrad nicht möglich. Aus diesem Grund entschied er einen umfangreichen digitalen Neu- und Umbau des Unternehmens. Dazu zählte zum einen die Digitalisierung sämtlicher noch vorhandener manueller Prozesse mit dem Ziel, diese effizienter und transparenter zu gestalten und auch prozessseitig durchgängig eine gleichbleibende Qualität zu sichern.

Sukzessive sollten alle dezentralen Systeme vereinheitlicht und standardisiert werden, um eine durchgängige Prozesslandschaft zwischen Betrieben und Zentrale aufbauen zu können. Durch die Integration der dezentralen Betriebsstätten in die Zentrale wollte Preuss nicht nur die Prozesseffizienz und Transparenz erhöhen, sondern gleichzeitig eine konsolidierte Datenbasis schaffen. Diese sollte im zweiten Schritt die Grundlage sein, um Verfahren wie Predictive Analytics und Big Data als managementunterstützende und vorausschauende Systeme zu etablieren.

 

Cloud-Unternehmenssoftware integraler Baustein der Digitalisierungsstrategie

Um diese Ziele zu erreichen hat L & D die Cloud-Unternehmenssoftware Scopevisio eingeführt: Sie fungiert als zentraler Informations- und Prozess-Hub zwischen den einzelnen dezentralen Betriebsstätten und der Zentrale. Hiermit konnte der Caterer die gesamten Dokumentenprozesse digitalisieren und in der Zentrale einheitlich zusammenführen.

Das brachte enorme Vorteile bei der Kommunikation sowie in der Effizienz, Transparenz und Fehlerquote: Papierbelege wie Lieferscheine wurden in den Betriebsstätten vorher manuell geprüft, mit handschriftlichen Notizen versehen und an die Zentrale gefaxt. Heute werden sie im lokalen Betrieb in das Cloud-Dokumentenmanagement gescannt und dort kommentiert. Die Zentrale greift gleichermaßen auf das Cloud-DMS zu. Das beschleunigt den Prozess und hat außerdem den finanziellen Vorteil, dass Skonto immer ausgenutzt werden kann. Ebenso ist die Vorbereitung der jährlichen Budgetgespräche nun wesentlich einfacher: Erforderte sie vorher einen zeitaufwändigen Austausch per E-Mail oder Telefon, kann die Geschäftsleitung jetzt einfach die entsprechenden Dokumente einsehen.

 

Scopen: die intelligente Volltextsuche

Durch eine intelligente Volltextsuche innerhalb der Cloud-Software lassen sich Informationen ganz einfach wiederfinden. Das „Scopen“ – wie die Volltextsuche heißt – ist an Google angelehnt und erlaubt die Suche mit einer einzigen Eingabezeile, während im Hintergrund aufwändige Verfahren der künstlichen Intelligenz laufen. Das bedeutet eine deutliche Zeitersparnis beim Auffinden von Unterlagen wie Verträgen oder Rechnungen. Zudem werden Dokumente versioniert, wobei immer die aktuelle Version angezeigt wird, Vorgängerversionen jedoch ebenfalls eingesehen und wiederhergestellt werden können. Somit sind alle Dokumente rechtssicher nach den GoBD dokumentiert.

„Mit der Einführung der Cloud-Unternehmenssoftware Scopevisio hat sich bei L & D eine neue offene Informationskultur entwickelt: Diese hat die Distanz zwischen Betriebsstätten und Zentrale wesentlich verringert und die Zusammenarbeit deutlich verbessert“, freut sich Phillip Preuß. „Entscheidungen werden heute schneller getroffen, da allen Beteiligten in der Cloud-Software dieselben, einheitlichen Informationen zur Verfügung stehen. Wir danken unserem Digitalisierungspartner Scopevisio für die in jeder Hinsicht hervorragende Unterstützung.“

„Die L & D GmbH ist ein hervorragendes Beispiel für die erfolgreiche digitale Transformation eines etablierten mittelständischen Familienunternehmens in einer eher undigitalen Branche“, erläutert Michael Rosbach, Vorstand der Scopevisio AG.

 

Über L & D

L & D ist seit über 40 Jahren als gastronomischer Dienstleister erfolgreich am Markt und gehört zu den Top-Caterern in Deutschland. Das Unternehmen erarbeitet individuelle und flexible Verpflegungskonzepte für jeden Anlass. Die professionelle Integration und Umsetzung gastronomischer Trends und absolute Kundenorientierung garantieren Abwechslung, Genuss und perfekten Service. L & D mit Sitz im Innovationspark Rheinland (seit 11/2016) betreibt derzeit über 90 Betriebe und verpflegt hier täglich rund 40.000 Gäste. Neben der Mitarbeiterverpflegung mit zahlreichen hausgemachten Produkten nach eigener Rezeptur gehören das Event Catering, die Kinder- und Jugendverpflegung, die Cook & Chill-Produktion für Unternehmen und Lebensmittel­einzelhandel sowie das Sporthallencatering bei den Telekom Baskets Bonn zu den L & D-Geschäfts-feldern. Als Partner von Sustainable Bonn („Nachhaltiges Bonn“) stellt L & D einen nachhaltigen und verantwortlichen Umgang mit Ressourcen sicher und leistet so einen Beitrag zur Umweltentlastung. Seit 2003 kooperiert L & D mit CAMST, dem größten italienischen Caterer mit Sitz in Bologna, und ermöglicht so italienischen Genuss nach mediterranen Originalrezepturen. Geschäftsführer sind Jürgen Preuß, Phillip Preuß und Federico Gandino.

Über Scopevisio

Die Scopevisio AG unterstützt den innovativen Mittelstand bei der digitalen Transformation. Grundlage dafür ist eine hochfunktionale, integrierte Unternehmenssoftware aus der Cloud. Mehr Informationen unter www.scopevisio.com

 

Text: Thomas Pfannkuch / Marita Bäumer, Schwartz Public Relations, Bild: Hardy Welsch mit Genehmigung von L & D GmbH

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