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1. Planung/Analyse

Was sind die wichtigsten Punkte, die bei der Planung eines IT Sourcing Projekts zu beachten sind?

Wie bei allen IT-Projekten ist eine zeitlich realistische Aufwandseinschätzung Pflicht. Hat das Unternehmen selbst eine erfolgreiche interne IT Abteilung, kann es mit Hilfe dieser abwickelt werden. Verfügt man nicht darüber oder möchte das Projekt mit Spezialisten durchführen, hilft ein vertrauenswürdiger Berater oder Beratungsfirmen und deren kompetente Unterstützung immens. Für diejenigen, die es selbst in die Hand nehmen möchten, habe ich folgende Praxistipps.

Noch vor der Planungsphase sollte sich ein Unternehmen folgende Fragen stellen:

● Kompetenz – Wie ist der eigene Maturitätslevel bei der Durchführung von IT Projekten?

● Erfahrung – Wurden schon IT Sourcing Projekte durchgeführt? Hier geht es zum einen um die tatsächliche Erfahrung und Fähigkeit ein internationales Projekt durchzuführen, vor allem auf Englisch. Und zweitens wie man sensibel ein neues IT Sourcing Projekt nach innen kommuniziert, den oftmals wird es von der eigenen IT als Bedrohung angesehen und kann Unmut und Existenzängste schüren.

● Einsatz – Welche Mitarbeit bin ich als Unternehmen bereit in dem Projekt zu leisten? Stelle ich z.B. den Business Analyst / Product Owner oder ist ein eigenes Entwicklungsteam involviert?

● Projektdetails – Welches Volumen hat das Projekt? Ist es eine Neuentwicklung oder Weiterentwicklung? Gibt es gesetzliche Regulatoren die zu beachten sind? Wieviel internes Business Know-how notwendig etc.? Das sind die entscheidenden Faktoren für die Definition des Software Entwicklungsprozesses. Hinweis: Im generellen empfehlen wir fast immer ein agiles Vorgehensmodell.

Faktisch kann die Liste lang erweitert und detailliert werde. Wichtig ist, dass man zu einem realistischen Bild über den Maturitätslevel des eigenen Unternehmens in der Ausführung von IT Sourcing Projekten kommt.

In der Praxis gibt es meist folgende unternehmensseitige Herausforderungen ein IT (Sourcing) Projekt schneller, besser in der Qualität und kostengünstiger durchzuführen:

● zu starke Trennung/zu wenig Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen

● zu strikte Hierarchien/Bürokratien

● meist zu detaillierte und kostenintensive Planung

Im konkreten Projekt schlagen wir darum fast ausschließlich ein agiles Projektmanagement und Entwicklungsprozess vor, welche auch die Schnittstellen zu anderen Abteilungen berücksichtigen und alle organisatorischen Herausforderungen Schritt für Schritt pragmatisch angehen.

Eine gute Planung deckt alle wichtigen Punkte ab, muss aber nicht jedes Detail im Vorfeld definieren. Das kann auch zu einem späteren Zeitpunkt in der praktischen Umsetzung erfolgen.

 

2. Durchführung

Nach dem Setup: Was sind die kritischen Faktoren um das Projekt erfolgreich abzuschließen

Wie bei allen Softwareprojekten weicht die Praxis stark von der Theorie ab. Deswegen hat generell ein IT Sourcing Projekt genau die gleichen Erfolgsfaktoren wie jedes IT Projekt.

Aus meiner Praxiserfahrung sind folge Punkte für ein erfolgreiches IT Sourcing Projekt wichtig:

● aktive Projektunterstützung durch das Management. Gedanke ist: das Management sorgt dafür, dass das Team erfolgreich arbeiten kann.

● Etablierung eines einfachen und pragmatischen Entwicklung-/Reporting Modells

● Kompetente Besetzung von Schlüsselpositionen. Zudem müssen diesen Personen die entsprechende Zeit und Kompetenzen/Handlungsvollmachten gegeben werden.

● offene Diskussion über Projektrisiken als auch deren Bewältigung

● realistisches Budgetplanung, zeitlich und finanziell

● regelmäßige Reviews und Verbesserungsvorschläge im Team definieren und umsetzen

● Auswahl eines vertrauenswürdigen und kompetenten IT Sourcing Partners

● Berücksichtigung von Feedback der eigenen Projektmitarbeiter und Partner

● und das man das Team arbeiten lässt

So einfach ist es … und doch auch wieder nicht!

Nochmal: Wichtig ist, dass alle zentralen Rollen (Product Owner, Scrum Master, Senior Entwickler) kompetent besetzt sind, klare Zielvorgaben existieren und das Team innerhalb des Projekts die Entscheidungskompetenz hat. Die zentrale Aufgabe des Managements ist meiner Meinung nach, das Team zu unterstützen und Probleme, z.B. Konflikte unterschiedlicher Abteilungen oder unpassende Betriebsprozesse anzugehen und zu beseitigen.

Ein professioneller Sourcing Anbieter kann und wird das Management sowie das interne Team zusätzlich in diesem Prozess unterstützen. Bei der Auswahl sollte man diesen Punkt abfragen, da dies ein Indiz sein kann hier einen Anbieter zu haben, der bereits diese Problematik kennt und Erfahrung gesammelt hat.

 

3. Welcher IT Sourcing Anbieter passt zu mir?

Bei der Auswahl des IT Sourcing Anbieter geht es vor allem um folgende Kriterien:

● Kompetenz – technische/methodische Kompetenz

● Kosten – Preis der Services/Preismodelle

● IT Standorte – welche werden angeboten? Das ist vor allem wichtig, wenn man viele Reisetätigkeiten plant

● Firmenkultur – passt der Anbieter zu uns/unserem Ethos

● Methodik – welche Vorgehensweisen werden angeboten. Idealerweise wird genau das gewünschte Vorgehen als Service angeboten

● Vertrauen – der Grundstein jeder Beziehung

General kann man sagen, umso näher man geographisch und somit auch kulturell an Deutschland ist, desto höher die Stunden/Tagessätze, weil höhere Löhne. Das kann ungefähr 30% Unterschied in europäischen Vergleich ausmachen. Der Unterschied ist auf Junior Leveln größer, auf Level Senior gleichen sich die Löhne in den unterschiedlichen Ländern wieder an. Wichtig zu wissen ist, dass alle Sourcing Anbieter ungefähr die gleiche Kostenstruktur haben, ca. 75% sind Personalkosten.

Bei sehr günstigen Angeboten sollte man vorsichtig sein. Ok, jetzt spreche aus der Erfahrung eines jahrelangen IT Sourcing Anbieter: Zu günstige Angebote können langfristig nur durch die Auswahl/Austausch der Mitarbeiter oder anderen Abrechnungsoptimierungen funktionieren.

Darum ist es sehr wichtig einen vertrauenswürdigen Anbieter zu haben und genau zu wissen welche Mitarbeiter des Anbieters für das eigene Projekt arbeiten. Ein seriöser IT Sourcing Anbieter kann ziemlich genau einschätzen, wann ein Sourcing Projekt oder ein gewünschtes Setup Sinn macht. Hier gilt es vorsichtig zu sein, wenn ein Anbieter, oder oftmals Verkäufer des Anbieters, jedes Projekt oder Setup sofort akzeptiert.

Neben dem Preis sind aber auch folgende Kriterien bei der Standortwahl wichtig: Stabilität (EU, Euro, Inflation), Fluganbindungen, generelle Infrastruktur, generelle Sprachkompetenz und sehr zentral: Gibt es eine vergleichbare Arbeitskultur. Da Punkten natürlich die Länder schön länger in der EU sind.

Darum sollte man sich immer unterschiedliche Angebote einholen und alle wichtigen Faktoren in die Entscheidung einfließen lassen.

 

4. Wann macht ein IT Sourcing Projekt wenig Sinn

Generell gesagt macht ein Outsourcing eines IT Projekts immer dann Sinn, wenn zum einen die Kompetenzen (technisch oder methodisch) fehlen, es zu wenig verfügbare interne Mitarbeiter gibt und man Kosten optimieren möchte.

Wenn ein Projekt/Anwendung sehr viele Schnittstellen zu anderen internen Anwendungen hat und es deshalb die Mitarbeiter sehr oft vor Ort beim Kunden sein müssen würde ich mich eher an einen lokalen Anbieter wenden.

Ein weiteres Thema ist die Sprache. Wenn alle internen Prozesse derzeit auf Deutsch sind und das auch beibehalten werden soll, ist dies ein klares Zeichen sich nach einem deutschsprachigen Anbieter umzuschauen. Natürlich gibt auch dafür Lösungen wie einen deutschsprechenden Brückenkopf, aber eben es macht es wieder ein wenig komplizierter.
Angebote wie deutsch sprechende Softwareentwickler in Osteuropa oder sogar Ägypten gibt es, aber Deutsch auf einem akzeptablen Niveau können max. 10% der möglichen Softwareentwickler. Bei solch einem Setup werden Mitarbeiter seitens des Sourcing Anbieter vor allem nach der Sprachkompetenz und nicht nach der technischen Kompetenz ausgewählt.

Das IT Sourcing Projekt sollte ein gewisses Volumen/Größe haben, da es immer einen Overhead wie mehr Reisetätigkeiten, höhere Aufwände durch detaillierte, strukturierte Anforderungsbeschreibung, etc. gibt. Das gilt für ein Offshore-Projekt umso mehr.
Aber pauschalisieren kann man nicht. Ich kenne Projekte mit einem Mitarbeiter welcher direkt mit dem Kunden zusammenarbeitet, und das kann jahrelang hervorragend funktionieren.

FAZIT: Die Goldene Regel ist – Keep it Simple! Auf allen Ebenen. Ein IT Sourcing Projekt ist in der Regel schon komplex genug.

 

Der Autor: Marco Dietrich ist seit über 10 Jahren im Bereich IT Outsourcing und Near- / Offshoring tätig. Nach seinem Studium der Wirtschaftsinformatik arbeitete er zunächst in der Softwareentwicklung, Business Analyse und IT Projektleitung. Später übernahm er die Leitung mehrerer IT Service Zentren in Europa und Asien und war für den Aufbau und Durchführung von Softwareentwicklungsprojekten für zahlreiche Kunden in den unterschiedlichsten Branchen verantwortlich. Heute ist er Mitbegründer des Unternehmens Riwers, das auf Beratung und Durchführung von IT Sourcing Projekten im Softwareentwicklungsbereich spezialisiert ist.