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Trotz der überwiegenden Zufriedenheit mit erbrachten Leistungen scheinen die Auftraggeber keinen externen Dienstleister identifiziert zu haben, der ihnen echte Qualitäts- und Kostenvorteile bietet. Gerade bei der internen Betriebskostenabrechnung bestehen bei vielen Wohnungsunternehmen noch Optimierungspotenziale, z.B. durch Prozessstandardisierungen. Damit würden sich auch die Voraussetzungen für ein effizientes Outsourcing deutlich verbessern.

Komplettauslagerung so gut wie inexistent

Rund zwei Drittel der befragten Unternehmen geben ihre Heiz- und Warmwasserabrechnung außer Haus, übernehmen die Abrechnung der übrigen Betriebskosten aber selbst. Ein weiteres Drittel lagert überhaupt nicht aus – nur ein einziger Studienteilnehmer lässt die gesamte Abrechnung von einem externen Dienstleister vornehmen. Diejenigen, die teilweise ausgelagert haben, wollen sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und die Qualität der Teilaufgaben optimieren.

Zufrieden mit der Qualität – aber nicht mit dem Preis

Trotz einer allgemein dominierenden Zurückhaltung im Bereich Betriebskostenabrechnung sind die Unternehmen, die sich für einen externen Dienstleister entschieden haben, zufrieden mit der Qualität. Sichergestellt wird diese sowohl durch regelmäßige Revisionen als auch durch entsprechende Reportingstrukturen, selten aber durch leistungsabhängige Vergütungssysteme. Weniger überzeugt zeigten sich die Wohnungsunternehmen jedoch vom Preis-Leistungs-Verhältnis der Anbieter.

Große Unternehmen effizienter

Die Wohnungsunternehmen, die ihre Betriebskostenabrechnung selber vornehmen, führen mehrheitlich EDV-gestützte Kontrollen der internen Leistungsprozesse durch. Insgesamt zeigen die größeren Unternehmen mit 10.000 bis über 50.000 Wohneinheiten einen klaren Effizienzvorteil gegenüber kleineren Playern – bei denen offensichtlich noch Optimierungspotenzial besteht. Der höchste Aufwand entsteht in der Vorbereitungsphase der Betriebskostenabrechnung. Dieser könnte durch standardisierte Stammdaten- und Kontenpflege sowie einen EDV-gestützten Belegfluss verringert werden.

Auch künftiges Interesse verhalten

Wer die Erfassung und Abrechnung der Betriebskosten bis heute nicht ausgelagert hat, wird dieses auch künftig kaum tun: 81 Prozent gaben an, keinerlei Auslagerung zu planen – immerhin ein Zehntel zieht es in Erwägung, die Betriebskostenabrechnung innerhalb der nächsten drei Jahre komplett nach außen zu geben. Dabei bevorzugen die meisten einen spezialisierten Anbieter, ein gutes Drittel würde auch ein anderes Wohnungsunternehmen beauftragen. Maßgeblich für die Selektion eines Anbieters sind Eignung, Qualität und Preis. Gegen das Outsourcing der Betriebskostenabrechnung stehen vor allem die Furcht vor Qualitätsverlust sowie die Abhängigkeit von einem externen Anbieter. Einige befürchten auch den mittel- und langfristigen Verlust unternehmensinternen Know-hows.

 

“Offensichtlich ist das Interesse an einer Auslagerung der Betriebskostenabrechnung weitaus geringer als in der Branche diskutiert. Viele Unternehmen betrachten die Abrechnung als ihre Kernkompetenz und trotz der guten qualitativen Bewertung erbrachter externer Leistungen ist die Skepsis hierbei groß. Dabei können auslagerungswillige Unternehmen einiges dazu beitragen, dass ihr Outsourcing eine Erfolgsgeschichte wird: Hierfür ist erforderlich, dass im Vorfeld klare Prozesse definieret und dokumentiert werden, um die Übergabe an Dritte und deren Bearbeitung wesentlich zu erleichtern”, schließt Michael Müller, Partner und Industry Leader Real Estate Deutschland. 

 

> Den kompletten Report finden Sie hier zum Download (via deloitte.com).

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