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Auch zwischenmenschliche Beziehungen und die Einstellung zu Zeit werden massgeblich durch den kulturellen Hintergrund geprägt. Sich unterscheidende Erwartungen und Verhaltensweisen können leicht zu Frustration und Missverständnissen führen. Die fehlende Möglichkeit zur direkten Kontaktaufnahme und somit zur Face-to-Face Kommunikation erschwert die Zusammenarbeit zusätzlich.

Weiter können Missverständnisse und Unklarheiten bei der Email-Kommunikation entstehen: Sind Informationen eine Hol- oder eine Bringschuld? Wer wird in bcc genommen? Welche stilistischen Präferenzen herrschen vor? Wirkt das Email schroff, zu knapp, unhöflich oder gar unpräzise?
Auch bei Telefonkonferenzen ist ein Vorgehen mit Bedacht angemessen: Es sollte klar sein, wer teilnimmt und wer gerade das Wort hat – vor allem bei nicht-Muttersprachlern und Teilnehmern mit schlechter Telefonverbindung ist verstärkt darauf zu achten. Videokonferenzen eignen sich bezüglich der vielfältigen kommunikativen Aspekten etwas besser, doch sind auch diese nicht mit Face-to-Face Meetings vergleichbar: jegliche non-verbale Kommunikation geht verloren.

Auch können Korrekturen inadäquater  Verhaltensweisen nicht wie in einer Face-to-Face-Situation auf Adäquatheit getestet werden, indem man die Mimik des Gegenübers prüft oder  ähnliche  Verfahren  anwendet.
Weiter ist die Sprache an sich ein kritischer Faktor. Nicht jeder, der in einem multikulturellen Team arbeitet, bringt automatisch ausreichende Englischkenntnisse mit sich. Das kann einerseits heissen, dass die Sprache nicht fliessend ist oder betreffende Person zu wenig Verhandlungssicherheit besitzt. Bei Konferenzen wird das dann zum Problem, wenn sich niemand traut zu unterbrechen und nachzufragen. Weiter sind sich Muttersprachler selten der Tatsache bewusst, dass sie das Gesagte verstehen, auch wenn sie davon tatsächlich nur 60% gehört haben.

Den verbleibenden Teil können wir uns ergänzen und erschliessen. Bei einem Nicht-Muttersprachler ist dies jedoch nicht möglich; sie müssen alles hören, um verstehen zu können, da Ihnen das spezifische Sprachwissen fehlt, um Bedeutungen ableiten zu können.
Durch die Schwierigkeiten, die sich durch die fehlenden Sprachkenntnisse bilden, breiten sich interkulturelle Probleme – z.B. wie man am besten an eine  Aufgabe herangeht; also unterschiedliche Erwartungen bezüglich des Vorgehens, unterschiedliche Vorstellungen des Umgangs miteinander sowie Unterschiede in den Kommunikationsgewohnheiten und im Verständnis von Verbindlichkeit – viel schneller aus.
Kollaborative Technologien können – wie im ersten Artikel erwähnt – dabei helfen, die Distanz zu überbrücken und effiziente Teamarbeit leisten zu können. Dies verlangt natürlich auch mehr Aufwand aller Beteiligten.

 

Vertrauensbildung als Erfolgsfaktor Nr. 1

Kritischer Faktor für eine tatsächliche Teamleistung sind nicht primär das Vorgeben von strategischen Zielen, das Diskutieren von gemeinsamen Guidelines und Erwartungen, sondern das Resultat von Vertrauen und Kommunikation.
Folgende 5 Prinzipien schaffen laut Terence Brake Vertrauen und fördern eine Zusammenarbeit. Die Prinzipien sind zwar sehr redundant und gehen ineinander über. Dennoch werde ich jedes einzelne aufführen.

1. Beziehungspflege als Türöffner – Als ideal erachtet wird ein Face-to-Face Kick-off-Meeting, bevor die tatsächliche Zusammenarbeit beginnt. Die Teammitglieder sollten für ihre Persönlichkeit Wertschätzung erfahren, für das, was sie sind und nicht für das, was sie tun. Kennenlern-Komponenten sind also wichtige Elemente beim Projektbeginn. Sollte ein direktes Treffen so nicht möglich sein, ist mindestens eine virtuelle Vorstellungs- und Kennenlernrunde empfohlen. So kann sich jedes Teammitglied persönlich einbringen, und seine Vorstellungen, Ziele, Visionen und Erwartungen den andern mitteilen.

2. Klare Ziele, klarer Ablauf, Berechenbarkeit und Aufgabenzuteilung
- Rollenverteilungen und Verantwortlichkeiten sowie der Teamzweck sollten von Anfang an allen klar sein, damit keine Ungewissheiten, Angst oder Zweifel entstehen. Es empfiehlt sich, genügend Zeit dafür zu investieren, da bereits durch die grosse Distanz, die unterschiedliche Sprache und kulturellen Differenzen reichlich Unsicherheit vorhanden ist, die nicht zusätzlich durch noch mehr Unklarheiten angereichert werden soll.

3. Klarer Ablauf und Berechenbarkeit – Demotiviertheit und Unproduktivität enstehen, wenn virtuelle Teams keinen klaren Ablauf und keine Berechenbarkeit erkennen. Daraus resultieren Ungewissheit, Angst und Zweifel, die durch eine Klarstellung der Vorgehensweise vermieden werden können. Die Festlegung von Tools, definierten Prozessen und Kommunikationszeiten tragen zum Erfolg bei.

4. Ablaufvereinbarung -
Bereits zu Beginndes Projekts empfiehlt sich, operationale Ablaufvereinbarungen zu definieren. Sie legen Methodik und Prozesse der Teamarbeit fest, die für Planungsprozesse, Entscheidungsfindung, Kommunikation und Koordination unabdingbar sind.

5. Aufmerksamkeit für jeden – Optimal sind Treffen einzelner Teammitglieder mit dem Manager ausserhalb offizieller Meetings. Somit besteht für jedes Teammitglied die Möglichkeit, sich mitteilen zu können. Persönliche Aufmerksamkeit schafft einen grossen Vorteil, da sie Vertrauen schafft und somit für jeden einzelnen im Team und letztendlich für die Teamleistung einen substanziellen Vorteil bietet.

Fazit
Der Erfolgsfaktor Nummer 1 ist die Vetrauensbildung. Um diese zu ermöglichen, müssen alle Beteiligten kulturelle Kompetenzen entwickeln und Verständnis für die fremde Kultur und die unterschiedliche Denkweise aufbauen. Ein wesentlicher und unerlässlicher Faktor ist die Unterschiede zu erkennen und sich anzupassen. Denn wir tendieren leider fast immer dazu, Gewohnheiten aus einer Situation auf eine andere,  neue Situation zu übertragen. Das Bewusstsein und die Akzeptanz für unterschiedliche multikulturelle Identitäten tragen jedoch zur Vetrauensbildung signifikant bei. Toleranz und Empathie schaffen zudem ein angenehmes Klima, das für eine erfolgreiche Zusammenarbeit notwendige, wenn auch nicht vollkommen hinreichende Bedingung darstellt.

 

Authorin: Frau Isa de Maddalena, via swiss IT bridge (Quelle)

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