gebhardt storage tabelle 520

Als erstes haben spezialisierte IT-Berater von GEBHARDT die Outsourcing-Verträge geprüft. Denn manchmal decken sich die Erinnerungen der Beteiligten nicht mit dem, was sie schriftlich festgehalten haben. Dabei richtete sich der Fokus schnell auf den abgerechneten Speicherplatz (Storage).

 

Knackpunkt Storage

Storage lässt sich auf verschiedene Weise abrechnen. Bei dem Verfahren, das GEBHARDT empfiehlt, rechnet der Outsourcing-Dienstleister nach belegtem Speicherplatz ab, also nach dem Verbrauch des Kunden. Damit das Filesystem jedoch nicht an der Kapazitätsgrenze läuft, schlagen Dienstleister einen Zuschlagsfaktor von etwa 10 Prozent darauf. So leitet sich dann der Preis pro Gigabyte ab.

Im vorliegenden Vertrag haben die Partner jedoch ein anderes Verfahren vereinbart, bei dem der bereitgestellte Plattenplatz Gigabyte genau zu bezahlen sei.

Bei diesem Verfahren hatte der Mittelständler also auch für den vorgehaltenen, jedoch leeren Speicherplatz zu bezahlen. Eine Besonderheit kam aber noch dazu. Einmal im Monat erhielt er als Abrechnung von seinem Dienstleister einen kompletten Auszug aller Dateisysteme, in dem in über 130.000 Excel-Zeilen eigentlich alle Informationen standen. Doch mit so einem Datenwust kann niemand etwas anfangen. Schlamperei oder Taktik? Hier dürfen Kunden eigentlich zu Recht erwarten, dass sie am Ende des Monats einen aggregierten Report erhalten, in dem sie die durchschnittliche Auslastung pro Dateisystem ersehen können. In diesem Beispiel wären über alle 100 Server hinweg dafür etwa 4 DIN A4 Seiten notwendig gewesen. Nur so lassen sich Abrechnungen auch nachkontrollieren, aber nicht in einem Datenfriedhof wie diesem.

Weitere umfangreiche Berechnungen ergaben, dass die File-Systeme nur zu 50 Prozent belegt waren. Der Maschinen- und Anlagenbauer kann also inklusive Zuschlagsfaktor auf rund 40 Prozent des vorgehaltenen Speicherplatzes verzichten. Und dies vor allem auch, weil die Schwankungsbreite über Tage und Monate hinweg maximal fünf Prozent betrug, also innerhalb der Toleranzgrenze lag. Zusätzlich deuteten Hinweise darauf hin, dass der Mittelständler nicht nur den bereitgestellten Speicherplatz auf Dateisystemebene bezahlen sollte, sondern für die bereitgestellte rohe Speicherplatte. Die Differenz dürfte so bei zehn Prozent liegen.

All diese Faktoren offenbaren ein großes Einsparpotenzial. Davon ausgehend, dass sich nicht nur die untersuchten SAP-Systeme, sondern auch die anderen Systeme vergleichbar verhalten, könnte der Mittelständler allein hier bis zu 60.000 Euro pro Monat einsparen.

 

Unsere Empfehlung

Wir empfehlen die Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch, d.h. nur die Summe aller Dateien in den Dateisystemen werden abgerechnet.

Um die Rechnung nachvollziehen zu können, sollte Ihr Report so aussehen – siehe Bild

 

Schlussfolgerungen

Generell sollten sich Outsourcing-Vertragspartner die Auswirkungen von Formulierungen im Vertrag vor Augen halten. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten sie die Inhalte sauber definieren und eindeutig formulieren. Allzu oft stehen in den Verträgen widersprüchliche Inhalte drin. Das passiert oft, wenn zig verschiedene Menschen am Vertrag arbeiten und niemand das Zepter so richtig in der Hand hat. Wenn dann auch noch verschiedene Personen und Seiten zuliefern und niemand die Entscheidungshoheit hat, geraten oft brandgefährliche Inhalte in den Vertrag. Das geschieht immer wieder, weil die für die Leistungsscheine verantwortlichen IT-Fachleute auch den Tagesbetrieb verantworten. Am Vertrag arbeiten sie vor allem, wenn sie gerade Zeit haben. Und dann kann so etwas wie in dieser Fallstudie schnell passieren.

 

Autor: Thomas Gebhardt, Vorstandsvorsitzender der Gebhardt Sourcing Solutions AG

Die GEBHARDT Sourcing Solutions AG ist spezialisiert auf unabhängige IT-Strategie-Beratung für mittelständische Unternehmen und Konzerne sowie auf Unternehmensstrategien für IT-Dienstleister. Die GEBHARDT Sourcing Solutions AG ist Mitglied des Deutschen Outsourcing Verbandes e.V.

 

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