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Die Verarbeitungskosten dieser Rechnungen zwischen Unternehmen (B2B – Business-to-Business) sind erheblich.  Laut den Zahlen eines Analysten belaufen sich der Zeit-, Arbeits- und Platzaufwand für die Verarbeitung einer Rechnung auf € 6,00 pro Rechnung (32 % der Gesamtkosten). Der Zeit- und Arbeitsaufwand sowie die Telefonkosten für strittige Rechnungen liegen bei € 11,00 pro Rechnung (58 % der Gesamtkosten).  Die Kosten für die Bearbeitung und Tätigung einer Zahlung betragen € 2,00 pro Rechnung (10 % der Gesamtkosten). Daraus ergeben sich potenzielle Gesamtkosten von € 19,00 pro Rechnung. Für mittelständische und Großunternehmen (definiert als Unternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitern) errechnete Pitney Bowes in Kundenstudien Durchschnittskosten in Höhe von ca. € 13,00 für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. 

Angesichts dessen suchen Unternehmen nach Möglichkeiten, die Kosten für die Rechnungsverarbeitung zu senken und dadurch Geldmittel für Investitionen im sich anbahnenden Wirtschaftsaufschwung freizusetzen.  Frei verfügbare Geldmittel werden dringend gebraucht, um den Lagerbestand zu erhöhen, das Marketing-Budget aufzustocken und den Vertrieb zu stärken, damit man das sich gerade erst abzeichnende Marktwachstum nicht verpasst.

 

Ein Fazit

Es ist bekannt, dass das Tempo bei der Einführung neuer Technologien in der Anfangsphase zumeist überschätzt, in den späteren Phasen dagegen unterschätzt wird. Diese Regel trifft auch auf die elektronischen Technologien zu.  Ein Beispiel dafür ist die Breitbandtechnologie: In den letzten Jahren hat sie rasant Zulauf bekommen und Wähltechnologien mittlerweise überholt. Dies geschah aber nicht über Nacht und es gab eine erhebliche zeitliche Verzögerung zwischen dem Aufkommen der Technologie und ihrer weiten Verbreitung.  Das Gleiche gilt für die elektronische Rechnungsverarbeitung. Die Technologie existiert bereits seit etwa 15 Jahren, findet aber bis heute in weniger als 10 % des gesamten Rechnungsmarktes Anwendung. Dieser Anteil wird mit Sicherheit wachsen. Dennoch kann man nicht davon ausgehen, dass er bis zum Ende des Jahrzehnts 100 % erreichen wird. 

Laut der Prognose eines führenden Experten auf dem Gebiet werden bis 2014 zwar bereits knapp 20 % aller Rechnungen elektronisch verarbeitet.8 Doch realistisch betrachtet wird der Markt außerhalb hochgradig kontrollierter Lieferketten weiterhin einen hohen Anteil von Rechnungen auf Papier erzeugen und verarbeiten. Daher sollten Organisationen unbedingt dafür sorgen, dass ihnen Hybridsysteme zur Verfügung stehen, die physische ebenso wie elektronische Rechnungen verarbeiten können. Nur so werden sie den Übergang zu digitalen Verfahren in einer Weise bewältigen, die dem Entwicklungstempo des Marktes Rechnung trägt. Wie lässt sich diese Herausforderung realistisch meistern? 

Folgende Checkliste bietet sich als Orientierung für Organisationen an, die Schritt für Schritt ein sinnvolles elektronisches Rechnungsverarbeitungssystem implementieren wollen: 

• Einführung einer Hybridlösung, geeignet für unterschiedliche Dokument- und Datenformate sowie unterschiedliche Kommunikationskanäle • Graduelle Migration zur elektronischen Rechnungsverarbeitung • Integration eines digitalen Archivierungssystems als strategischer Bestandteil der elektronischen Rechnungsverarbeitung • Suche nach Unterstützern unter den Führungskräften und/ oder Vorstandsmitgliedern • Suche nach einer Lösung, die keine Kompletterneuerung der vorhandenen Systeme erfordert • Partnerschaft mit Experten auf dem Gebiet des Dokumenten- und Workflow-Managements, die die Situation im Unternehmen untersuchen, das Unternehmen sachkundig beraten und eine auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Lösung implementieren können Die Vielzahl von Dokument- und Datenformaten sowie Kommunikationskanälen wird uns erhalten bleiben. Die Herausforderung für Organisationen in Europa liegt in der Entwicklung einer Migrationsstrategie, die diese Vielzahl von Formaten bewältigt, im Unternehmen einen einzigen Zugangspunkt zu den Finanzfunktionen bereitstellt und kurzfristig dringend benötigte finanzielle Effizienzgewinne erschließt, ohne Kapitalinvestitionen zu erfordern.

 

> Lesen Sie das gesamte White Paper “Die Effizienzlücke bei der Rechnungsverarbeitung”

 

Quelle: 
Pitney Bowes Management Services Deutschland GmbH
Heidelberger Straße 59
68519 Viernheim
Telefon: 06204 96 86 0
www.pb.com
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